Mandantenfähiges CMS: was es ist und wann du es brauchst

Ein mandantenfähiges CMS ist ein Content-Management-System, also eine Software zur Pflege von Website-Inhalten, in dem mehrere unabhängige Kunden, Firmen oder Standorte ihre eigenen Websites auf derselben technischen Grundlage betreiben. Keiner sieht dabei die Inhalte und Daten der anderen. Das lohnt sich für Unternehmensgruppen mit vielen Ablegern, für Gemeindeverbünde und für grosse Agenturen. Für Selbständige, KMU und kleinere Agenturen ist es oft mehr System, als sie brauchen. Hier liest du, wie Mandantenfähigkeit funktioniert, worauf du nach Schweizer Datenschutzrecht achtest und wie du viele kleine Websites einfacher betreust.

Das Wichtigste in Kürze

• Mandantenfähig heisst: eine Software, viele Mandanten, strikt getrennte Daten, Rechte und Einstellungen. Der englische Begriff dafür ist «Multi-Tenancy».
• Multi-Site ist nicht dasselbe. Dort verwaltet meist ein einziger Betreiber mehrere Websites, eine Trennung zwischen fremden Kunden ist nicht das Ziel.
• Sinnvoll ist ein mandantenfähiges CMS, wenn viele ähnliche Websites zentral gesteuert werden sollen, etwa bei Tochterfirmen oder Gemeinden.
• Nach dem DSG bleibst du für Personendaten verantwortlich, auch wenn ein Anbieter sie für dich bearbeitet. Prüf Vertrag, Serverstandort und Trennung der Daten.
• Für kleine Websites ohne Redaktionsteam reicht oft ein KI-Assistent wie Claude oder ChatGPT, zusammen mit einem Dienst, der veröffentlicht, hostet und Versionen speichert.

Was «mandantenfähig» genau bedeutet

Ein Mandant ist in der Softwaresprache ein eigenständiger Nutzer eines Systems: ein Unternehmen, eine Tochterfirma, ein Standort oder ein Kunde einer Agentur. Mandantenfähig ist eine Software, wenn sie von mehreren unabhängigen Mandanten gleichzeitig genutzt wird, ohne dass diese die Daten der anderen sehen oder dass sich die Daten vermischen.

Praktisch heisst das: Alle Mandanten nutzen dieselbe Installation, dieselben Server und dieselben Updates. Jeder Mandant hat aber eine eigene Oberfläche, eigene Einstellungen und eigene Inhalte. Die Daten liegen oft sogar in derselben Datenbank, sind darin aber logisch getrennt. Mandant A sieht nie, was Mandant B gespeichert hat.

Im Englischen heisst das Prinzip Multi-Tenancy, wörtlich «Mehrmieterschaft». Das Bild passt: ein Haus, viele Wohnungen, jede mit eigenem Schlüssel. «Mandantenfähig» ist im deutschsprachigen Raum gebräuchlicher, vor allem bei Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware. Bei Website-Software spricht man auch von einem «Multi-Tenant-CMS».

Der Gewinn liegt in der Zentralisierung. Wer zwanzig Websites auf zwanzig einzelnen Installationen betreibt, muss zwanzigmal aktualisieren, absichern und überwachen. In einem mandantenfähigen System passiert das einmal für alle.

Mandantenfähig, Multi-Site oder einzeln: der Unterschied

Die Begriffe werden oft vermischt. Die Übersicht zeigt, worin sich die drei gängigen Modelle unterscheiden:

Merkmal	Einzelnes CMS	Multi-Site-CMS	Mandantenfähiges CMS
Websites pro Installation	eine	mehrere	viele
Typischer Betreiber	ein Unternehmen	ein Unternehmen mit mehreren Auftritten	Konzern, Verbund, Agentur, Plattformanbieter
Trennung der Daten	nicht nötig	meist gering, ein gemeinsamer Bestand	strikt je Mandant
Benutzerrechte	für eine Website	oft übergreifend	je Mandant eigenständig
Updates und Sicherheit	pro Installation	einmal für alle Sites	einmal für alle Mandanten
Einrichtungsaufwand	klein	mittel	hoch
Passt zu	Einzelwebsite eines KMU	Marken- oder Länderseiten einer Firma	viele unabhängige Kunden oder Einheiten

Der wichtigste Unterschied steckt in der Zeile «Trennung der Daten». Ein Multi-Site-CMS ist dafür gebaut, dass ein Team mehrere Websites pflegt und dabei Inhalte teilt, etwa denselben Produkttext auf der Schweizer und der deutschen Seite. Ein mandantenfähiges CMS ist dafür gebaut, dass Mandanten einander nicht in die Karten schauen, auch wenn sie dieselbe Software nutzen.

Viele Systeme können beides. Dann legt man fest, was geteilt wird (Design-Vorlagen, Bildarchiv, Textbausteine) und was getrennt bleibt (Benutzerkonten, Eingaben von Besuchern, Statistiken).

Wer ein mandantenfähiges System wirklich braucht

Mandantenfähigkeit zahlt sich aus, wenn viele Websites nach einem ähnlichen Muster entstehen und zentral gesteuert werden sollen. Drei typische Fälle:

Unternehmensgruppen. Tochterfirmen oder Ländergesellschaften verwalten ihre Websites in einem gemeinsamen Backend, dem internen Verwaltungsbereich, den Besucher nicht sehen. Jede hat eigene Inhalte und ein angepasstes Erscheinungsbild. Die Zentrale gibt Gestaltung und Technik vor, die Einheiten pflegen ihre Texte selbst.

Öffentliche Verwaltung. Ein Schweizer Beispiel ist das Projekt GemeindePortaleZH im Kanton Zürich. Dort entsteht ein zentraler Master-Mandant, der durch standardisierte Mandantenkopien weiteren Gemeinden den Einstieg erleichtert. Jede Gemeinde erhält ihren eigenen Auftritt, die Grundlage wird nur einmal entwickelt.

Grosse Agenturen und Plattformanbieter. Wer Dutzende Kundenwebsites mit ähnlichem Aufbau betreut, spart mit einer gemeinsamen Basis viel Wartung.

Ob sich der Aufwand lohnt, hängt auch davon ab, wie ähnlich die Mandanten sind. Ein Ratgeber der Computerwoche zur internationalen Content-Pflege hält fest, dass bei homogenen, über alle Mandanten einheitlichen Sortimenten eine zentrale Pflege wesentlich leichter zu erreichen ist. Übertragen auf Websites: Je verschiedener deine Mandanten sind, desto weniger bringt eine gemeinsame Vorlage und desto mehr Ausnahmen musst du pflegen.

Für eine Coiffeuse mit einer Website, eine Schreinerei mit zwei Auftritten oder einen Verein ist ein mandantenfähiges CMS dagegen fast immer überdimensioniert. Der Einrichtungsaufwand ist hoch, und die Vorteile wirken erst bei vielen Websites.

Was zwischen Mandanten getrennt sein muss

Die Trennung ist nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch des Datenschutzes. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Baden-Württemberg hält in seiner Orientierungshilfe fest, dass Personendaten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, getrennt voneinander verarbeitet werden müssen, und zwar durch technische Massnahmen. Das ist eine deutsche Behörde, der Gedanke gilt aber für jede saubere Mandantentrennung.

Bei Websites betrifft das vor allem diese Bereiche:

• Inhalte: Texte, Bilder und Dokumente eines Mandanten tauchen in keiner Website eines anderen auf, ausser es ist ausdrücklich so gewollt.
• Benutzer und Rechte: Wer für Mandant A arbeitet, sieht und ändert bei Mandant B nichts.
• Eingaben von Besuchern: Kontaktanfragen, Bestellungen oder Anmeldungen enthalten Personendaten und gehören klar dem jeweiligen Mandanten.
• Einstellungen: Domain, Sprache, Design und Statistik laufen pro Mandant.
• Backups: Eine Sicherheitskopie sollte sich einem Mandanten zuordnen lassen.

Geteilt werden dürfen dagegen oft Vorlagen, Gestaltungselemente und die technische Grundlage selbst. Genau das macht die Effizienz aus.

Risiken gemeinsamer Infrastruktur und was das DSG verlangt

Wenn viele Mandanten dieselben Server und dieselbe Software teilen, teilen sie auch gewisse Risiken. Eine Sicherheitslücke im System betrifft potenziell alle. Ein Fehler bei der Rechtevergabe kann dazu führen, dass ein Mandant Daten eines anderen sieht. Und ein Ausfall legt nicht eine, sondern viele Websites lahm.

Dazu kommt die rechtliche Seite. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG). Lässt du Personendaten durch einen Anbieter bearbeiten, etwa einen Webhoster oder CMS-Dienst, spricht das Gesetz von Auftragsbearbeitung. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass du dabei für den Datenschutz verantwortlich bleibst. Nach Art. 9 DSG musst du dich vergewissern und vertraglich absichern, dass der Anbieter die Daten nur so bearbeitet, wie du es selbst dürftest. Du musst ihn sorgfältig auswählen, angemessen instruieren und soweit nötig überwachen.

Für dich als Website-Betreiberin oder -Betreiber heisst das:

• Lass dir zeigen, wie der Anbieter die Mandanten technisch trennt.
• Prüf, wo die Server stehen und ob Daten ins Ausland gehen.
• Schliess einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung ab, oder prüf, ob die AGB diese Punkte regeln.
• Kläre, wer Updates einspielt und wie schnell Sicherheitslücken geschlossen werden.

Die europäische DSGVO kommt für Schweizer Websites nur in bestimmten Fällen dazu, etwa wenn du dein Angebot gezielt an Personen in der EU richtest. Das ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Sammelt deine Website heikle Daten, zum Beispiel Gesundheitsangaben in einem Anmeldeformular, besprich das mit einer Fachperson für Datenschutzrecht.

So wählst du das passende System aus

Bevor du ein mandantenfähiges CMS evaluierst, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf den Bedarf. Diese Fragen helfen, in dieser Reihenfolge:

1. Wie viele Websites sind es heute und in drei Jahren? Bei zwei oder drei Websites ist ein gemeinsames System selten nötig. Ab einigen Dutzend ähnlicher Websites wird es interessant.
2. Wie ähnlich sind die Websites? Gleicher Aufbau, gleiche Funktionen, nur andere Inhalte: Dann bringt eine zentrale Vorlage viel. Ist jede Website ganz anders, bringt sie wenig.
3. Wer pflegt die Inhalte? Ein Redaktionsteam mit festen Rollen braucht ein Rechtesystem. Eine einzelne Person, die ab und zu etwas ändert, braucht vor allem einen einfachen Weg, Änderungen zu machen.
4. Welche Daten fallen an? Nur Texte und Bilder oder auch Anfragen, Bestellungen und Logins? Je mehr Personendaten, desto wichtiger sind Trennung und Vertrag.
5. Wo wird gehostet? Für Schweizer Kundschaft ist ein Standort in der Schweiz oder der EU ein gutes Argument und erleichtert die Prüfung nach DSG.
6. Was kostet der Betrieb wirklich? Lizenz, Hosting, Updates, Erweiterungen und die Stunden für Wartung. Die laufenden Kosten übersteigen die Einrichtung oft deutlich. Mehr dazu im Beitrag CMS-Kosten.
7. Wie kommst du wieder heraus? Lassen sich Inhalte exportieren, wenn du den Anbieter wechselst?

Dazu kommt, dass KI die Arbeit an Inhalten gerade stark verändert. Dienste wie das Organic Growth System von hyped.de liefern recherchierte Artikel direkt ins eigene Backend. Für die Auswahl heisst das: Wer Texte ohnehin mit KI schreibt, braucht vom System weniger Redaktionsfunktionen und mehr einen sicheren Weg ins Netz.

Viele kleine Websites betreuen, ganz ohne CMS

Viele Selbständige, KMU und kleine Agenturen suchen nach einem mandantenfähigen System, weil sie eigentlich etwas anderes wollen: mehrere Websites an einem Ort im Griff haben, ohne für jede ein eigenes System zu warten. Dafür gibt es heute einen schlankeren Weg.

Gebaut und getextet wird die Website mit einem KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT. Die Assistenten erstellen Texte, Gestaltung und Code aus einer Beschreibung in normaler Sprache. Arbeitet kein Redaktionsteam an der Website, machst du auch spätere Änderungen mit deinem gewohnten KI-Werkzeug. «Ändere die Öffnungszeiten im Dezember» genügt.

Was dann noch fehlt, ist der Weg ins Netz: veröffentlichen, hosten, absichern, Versionen speichern. Ohne CMS entfallen Login-Seite, Plugin-Updates und die Angriffsfläche eines Redaktionssystems. Wie das im Alltag aussieht, steht auf der Seite Website ohne CMS pflegen. Tipps für den Überblick über viele Auftritte gibt der Beitrag Mehrere Websites verwalten.

Für Agenturen ist das besonders praktisch: Sie bauen alle Kundenwebsites über eine einzige Verbindung ihres Assistenten im eigenen Konto und übergeben jede danach dem Kunden. Die Trennung entsteht so auf natürliche Weise, denn jede Website gehört nach der Übergabe ihrem Eigentümer. Mehr dazu im Beitrag Websites für Kunden bauen und übergeben. Hast du schon eine Website in einem klassischen CMS oder Baukasten und willst das System loswerden, kannst du sie übernehmen.

So ist es bei MADLAB // Publishing

MADLAB // Publishing ist kein CMS: Claude oder ChatGPT baut und ändert die Website im Gespräch, wir veröffentlichen, hosten und verwalten sie, mit Vorschau, Versionen und Zurückholen. Mandantenfähig ist es trotzdem, und zwar konsequent. Über eine einzige Verbindung deines Assistenten verwaltest du beliebig viele Websites, jede sauber von den anderen getrennt. Solange deine Websites keine gemeinsamen Quellen teilen, ersetzt das ein mandantenfähiges CMS, ohne Installation, Updates und Rechteverwaltung:

• Eine Verbindung, beliebig viele Websites. Du verbindest Claude oder ChatGPT einmal mit deinem Konto. Danach sieht dein Assistent alle deine Websites und arbeitet an der, die du nennst. Eine neue Website legst du einfach dazu, ohne neue Installation.
• Konto als Grenze. Jede Website gehört einem Konto. Wer nicht im Konto ist, sieht sie nicht, auch nicht über seinen KI-Assistenten. In einem Konto lassen sich mehrere Websites führen, jede mit eigenem Plan. Siehe Eine zweite Website anlegen.
• Team mit eigenen Logins. Wer mitarbeitet, bekommt ein eigenes Login mit zweitem Faktor und verbindet den eigenen Assistenten. Verlässt jemand das Team, sieht er die Websites sofort nicht mehr. Siehe Im Team arbeiten.
• Übergabe an den Kunden. Eine fertige Website zieht mit Dateien, Versionen, Adresse, Statistik und Datenbereich in das Konto der Kundin, in jedem Plan. Danach sehen die Teammitglieder der Agentur sie nicht mehr. Siehe Website übergeben.
• Getrennter Betrieb je Website. Websites mit PHP laufen je in einem eigenen Container mit eigenem Netz und eigenem Datenbereich. Jede Adresse bekommt ihr eigenes SSL-Zertifikat, Vorschauen liegen auf einer eigenen Domain.
• Formulare in deinem Auftrag. Nimmt deine Website über unseren Formular-Dienst Anfragen an, speichern wir die Einträge verschlüsselt, schicken sie dir per E-Mail und löschen sie nach zwölf Monaten. Für deine Besucherinnen und Besucher bist du verantwortlich, wir bearbeiten die Daten nur in deinem Auftrag. So steht es in den AGB und der Datenschutzerklärung, die auch aufzählt, wer in unserem Auftrag Daten sieht.
• Server in der Schweiz und der EU, mit täglichen Backups von Konten, Websites und Versionen.

Die Grenze liegt bei gemeinsamen Quellen. Jede Website ist eigenständig, es gibt kein zentrales Bildarchiv, keine geteilten Textbausteine und keine Vorlage, die sich auf einen Schlag in alle Websites ausrollt. Soll eine neue Website denselben Aufbau bekommen, übernimmt dein Assistent Kopf, Fuss und Gestaltung aus der bestehenden, danach entwickeln sich die beiden unabhängig weiter. Müssen Dutzende Websites dauerhaft dieselben Inhalte und dieselbe Vorlage teilen, ist ein mandantenfähiges CMS die bessere Wahl.

Wer neu anfängt, findet den Einstieg unter Website mit Claude erstellen oder Website mit ChatGPT erstellen. Was die Pläne kosten, steht unter Pläne und Zusatzpakete.

Quellen

• Lexware: Mandantenfähigkeit einfach erklärt
• egovpartner: GemeindePortaleZH (GPZH)
• Computerwoche: Ratgeber weltweite Content-Pflege
• Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg: Orientierungshilfe Mandantenfähigkeit
• EDÖB: Outsourcing (Auftragsdatenbearbeitung)

Häufige Fragen

Ist ein Multi-Tenant-CMS dasselbe wie ein mandantenfähiges CMS?

Ja. Multi-Tenancy ist der englische Fachbegriff für Mandantenfähigkeit. Gemeint ist in beiden Fällen eine Software, in der mehrere unabhängige Mandanten auf derselben technischen Basis arbeiten, mit strikt getrennten Daten.

Brauche ich als KMU ein mandantenfähiges CMS?

Meistens nicht. Es lohnt sich vor allem bei vielen ähnlichen Websites, die gemeinsame Vorlagen oder Inhalte teilen, etwa in Unternehmensgruppen, Gemeindeverbünden oder grossen Agenturen. Für eine oder wenige Websites ist ein KI-Assistent zusammen mit einem Dienst zum Veröffentlichen einfacher und braucht weniger Unterhalt.

Wer ist nach DSG verantwortlich, wenn ein Anbieter meine Website hostet?

Du bleibst als Verantwortliche oder Verantwortlicher für die Personendaten zuständig. Nach Art. 9 DSG musst du den Anbieter sorgfältig auswählen, vertraglich absichern und soweit nötig überwachen. Bist du unsicher, hilft eine Fachperson für Datenschutzrecht.

Wie verwaltet eine Agentur mehrere Kundenwebsites ohne CMS?

Die Agentur baut jede Website mit einem KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT im eigenen Konto und veröffentlicht sie über einen Dienst wie MADLAB // Publishing. Bei uns reicht dafür eine einzige Verbindung des Assistenten, egal wie viele Websites es sind. Ist die Website fertig, übergibt sie die Agentur dem Kunden. Der pflegt sie danach selbst im Gespräch mit seinem Assistenten.