CMS für KMU: was kleine Unternehmen wirklich brauchen

Die meisten kleinen Unternehmen brauchen kein grosses Content-Management-System. Sie brauchen eine Website, die sie ohne Fachwissen aktuell halten können, die sicher läuft, regelmässig gesichert wird und zum Schweizer Datenschutz passt. Ein klassisches CMS ist ein möglicher Weg dahin. Hast du aber kein Redaktionsteam, ist ein anderer Weg oft einfacher: Du baust und pflegst die Website im Gespräch mit einem KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT und lässt sie von einem Publishing-Dienst veröffentlichen und hosten. Hier liest du, nach welchen Kriterien du entscheidest, was die Varianten im Alltag bedeuten und welche zu deinem Betrieb passt.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein CMS lohnt sich vor allem dort, wo mehrere Personen täglich Inhalte bearbeiten und freigeben. Bei kleinen und mittleren Websites ist das selten der Fall.
• Die wichtigsten Kriterien für ein KMU sind einfache Pflege, wenig Wartung, regelmässige Backups, nachvollziehbare Änderungen und ein Hosting, das zum Datenschutzgesetz (DSG) passt.
• Rechne von Anfang an mit den Folgekosten: Hosting, Updates, Erweiterungen und Wartung kosten oft mehr als der Einstieg.
• Für Websites ohne Redaktionsteam ist das Bauen und Pflegen mit Claude oder ChatGPT oft der kürzere Weg, veröffentlicht mit Vorschau und Versionen.
• Eine bestehende Website lässt sich übernehmen. Der Wechsel weg vom CMS ist kein Neubeginn bei null.

Was ein CMS ist und wofür es gedacht war

Ein CMS (Content-Management-System) ist eine Software, mit der du die Inhalte einer Website verwaltest, ohne den Code anzufassen. Laut TechTarget lassen sich damit digitale Inhalte erstellen, bearbeiten, gemeinsam bearbeiten, veröffentlichen und speichern. Du meldest dich in einem Verwaltungsbereich an, tippst einen Text in ein Formularfeld, lädst ein Bild hoch und klickst auf «Veröffentlichen».

Dieses Prinzip wurde für Organisationen entwickelt, in denen viele Leute an vielen Seiten arbeiten: Redaktionen, Verlage, grosse Unternehmen mit Marketingabteilung. Dort ist es sinnvoll, dass jede Person ein eigenes Login hat, Texte als Entwurf schreibt und eine andere Person sie freigibt.

In einem KMU sieht es meist anders aus. Die Website hat zehn bis vierzig Seiten. Geändert werden Öffnungszeiten, ein neues Angebot, ein Teamfoto, ab und zu ein Blogbeitrag. Das erledigt die Inhaberin selbst oder ein Mitarbeiter nebenbei. Für diese Aufgaben ist ein vollständiges Redaktionssystem oft mehr Werkzeug, als gebraucht wird. Und jedes Werkzeug will gewartet werden.

Welche Lösungen für kleine Unternehmen in Frage kommen

Suchst du ein CMS für dein Unternehmen, stösst du auf vier Typen von Lösungen. Sie unterscheiden sich weniger im Aussehen der fertigen Website als im Aufwand danach.

Lösung	So funktioniert es	Laufender Aufwand	Passt zu
Open-Source-CMS	Freie Software, die du selbst oder über eine Agentur installierst und mit Plugins ausbaust	Regelmässige Updates von System und Plugins, Backups, Sicherheitsüberwachung	Websites mit vielen Redakteuren und speziellen Funktionen
Website-Baukasten	Du setzt Seiten aus Vorlagen in einem Online-Editor zusammen, Hosting inklusive	Gering, dafür an den Anbieter und seine Vorlagen gebunden	Sehr einfache Visitenkarten-Websites
Grosses Marketing-CMS	Umfangreiche Plattform mit Marketing-Werkzeugen, oft im Abo	Einarbeitung, Lizenzen, häufig externe Betreuung	Wachsende Firmen mit eigenem Marketingteam
Website ohne CMS, gepflegt mit KI	Ein KI-Assistent baut und ändert die Website im Gespräch, ein Publishing-Dienst veröffentlicht, hostet und speichert Versionen	Kein System und keine Plugins zum Aktualisieren	Kleine und mittlere Websites ohne Redaktionsteam

Ein Plugin ist eine Zusatzsoftware, die einem CMS eine Funktion hinzufügt, etwa ein Kontaktformular oder eine Bildergalerie. Plugins sind praktisch, aber jedes ist ein weiteres Stück Software, das aktuell gehalten werden muss.

Die Kriterien, die für Schweizer KMU zählen

Vergleichsseiten bewerten Systeme gern nach der Zahl der Vorlagen oder Funktionen. Für ein kleines Unternehmen sind andere Fragen wichtiger. Geh diese sieben Punkte durch, bevor du dich festlegst.

1. Kannst du Änderungen selbst machen?

Der Test ist einfach: Kannst du ohne Anleitung die Öffnungszeiten ändern, ein neues Bild einsetzen und eine zusätzliche Seite anlegen? Musst du dafür jedes Mal eine Agentur anrufen, wird die Website bald nicht mehr gepflegt. Mit einem KI-Assistenten beschreibst du die Änderung in normalen Sätzen, zum Beispiel «Ändere die Öffnungszeiten am Samstag auf 9 bis 14 Uhr».

2. Wie viel Wartung entsteht?

Ein CMS ist laufende Software auf einem Server. Das System, das Design und jedes Plugin bekommen Sicherheitsupdates, die jemand einspielen muss. Wer das schleifen lässt, öffnet Angreifern eine Tür. Wie Unternehmen das Einspielen von Updates geordnet organisieren, beschreibt dieser Beitrag zum Patchmanagement im Unternehmen. Frag bei jeder Lösung: Wer spielt die Updates ein, wie oft, und was kostet das pro Jahr?

3. Gibt es Backups, und welche Art?

Ein Backup ist eine Sicherheitskopie deiner Website, mit der du nach einem Fehler oder Angriff einen früheren Zustand zurückholst. Das KMU-Portal des SECO empfiehlt, Daten regelmässig zu sichern und dabei Online- und Offline-Backups zu kombinieren. Für die Website heisst das: Der Anbieter sichert regelmässig, und du hast zusätzlich eine eigene Kopie deiner Texte und Bilder, etwa auf einer externen Festplatte.

4. Wo liegen die Daten, und wer ist verantwortlich?

Hosting heisst, dass deine Website auf einem Server eines Anbieters liegt und von dort aus erreichbar ist. Sobald sie Personendaten bearbeitet, etwa über ein Kontaktformular, ist der Hosting-Anbieter in der Regel ein Auftragsbearbeiter. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass du dabei für den Datenschutz verantwortlich bleibst und den Auftragsbearbeiter sorgfältig auswählen, instruieren und soweit nötig überwachen musst.

Für Schweizer Websites gilt zuerst das DSG. Die europäische DSGVO kann dazukommen, etwa wenn du deine Angebote gezielt an Personen in der EU richtest. Ob das bei dir zutrifft, klärst du im Zweifel mit einer Fachperson für Datenschutzrecht. Die Checkliste im Beitrag DSGVO-konformes Hosting hilft beim Einordnen. Dieser Abschnitt ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

5. Lassen sich Änderungen nachvollziehen?

Wer hat wann was geändert, und wie kommst du zurück, wenn etwas schiefgeht? Eine gute Lösung speichert jede Änderung als eigene Version. Dann ist ein Fehler kein Drama: Du holst die vorherige Version zurück, und die Website ist wieder wie gestern. Mehr dazu im Beitrag Rollback einer Website.

6. Was kostet es über drei Jahre?

Rechne nicht mit dem Einstiegspreis, sondern mit der Summe über mehrere Jahre: Hosting, Domain, Lizenzen, kostenpflichtige Erweiterungen, Wartung und Anpassungen. Gerade bei Open-Source-Systemen ist die Software gratis, die Pflege aber nicht. Eine ausführliche Aufstellung steht im Beitrag CMS-Kosten.

7. Kommst du wieder weg?

Prüf, ob du deine Website vollständig mitnehmen kannst, wenn du den Anbieter wechselst. Bei vielen Baukästen bleiben Design und Struktur beim Anbieter. Eine Website aus gewöhnlichen HTML-Dateien läuft dagegen auf fast jedem Webspace.

So bleibt die KMU-Website im Alltag aktuell

Das beste System nützt wenig, wenn niemand die Website pflegt. Veraltete Öffnungszeiten, ein Team, das längst anders aussieht, oder Preise vom Vorjahr kosten Vertrauen. Diese Routine hat sich bewährt:

1. Eine Person verantwortlich machen. Leg fest, wer die Website betreut. Auch im Zweipersonenbetrieb braucht es eine klare Zuständigkeit.
2. Einen festen Rhythmus wählen. Einmal im Monat 20 Minuten reichen oft: Seiten durchklicken, Termine, Preise und Kontaktangaben prüfen.
3. Änderungen sofort erledigen. Neue Öffnungszeiten über die Feiertage, ein neues Angebot oder eine personelle Änderung gehören am selben Tag auf die Website.
4. Vor dem Veröffentlichen ansehen. Prüf jede Änderung in einer Vorschau, auch auf dem Handy, bevor sie live geht.
5. Einmal pro Quartal die Pflichtseiten prüfen. Impressum und Datenschutzerklärung müssen zu dem passen, was die Website tatsächlich tut, etwa ob ein Formular oder eine Statistik eingebunden ist.
6. Eine eigene Kopie aufbewahren. Bewahr die Originale deiner Texte und Bilder getrennt auf, im Sinne der Empfehlung zu Online- und Offline-Backups.

Mit einem KI-Assistenten werden die Schritte drei und vier besonders kurz. Du schreibst, was sich ändern soll, siehst das Ergebnis in der Vorschau und gibst es frei. Welche Formulierungen dabei gut funktionieren, zeigt der Beitrag Website im Chat pflegen.

Für Vereine gilt dasselbe, nur wechseln die Verantwortlichen häufiger. Wer eine Vereinswebsite erstellen möchte, achtet deshalb besonders darauf, dass die Pflege nicht an einer einzigen Person mit Spezialwissen hängt.

Wenn mehrere Mitarbeitende an der Website arbeiten

Sobald zwei oder drei Leute Änderungen machen, braucht es Ordnung. Das KMU-Portal des SECO empfiehlt, die Zugangsrechte aufzulisten und abgestufte Zugangsstufen vorzusehen, um die Angriffsfläche zu verkleinern. Dazu rät es, nicht dasselbe Passwort für verschiedene Zugänge zu verwenden oder gleich eine Zwei-Faktor-Anmeldung einzurichten.

Für deine Website heisst das:

• Gib nur den Personen Zugang, die tatsächlich Änderungen machen.
• Entferne Zugänge sofort, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder eine Agentur den Auftrag beendet.
• Sorg dafür, dass jede Änderung als Version gespeichert wird. So siehst du, was sich geändert hat, und kannst einen Fehler zurücknehmen, ohne lange zu suchen.
• Vereinbart, dass grössere Änderungen zuerst in der Vorschau angeschaut werden, bevor sie online gehen.

Ein klassisches CMS löst das über Benutzerkonten und Freigabestufen. Für eine Redaktion mit zehn Personen ist das sinnvoll. Für ein KMU, in dem zwei Leute ab und zu etwas anpassen, reichen meist Versionen zum Zurückholen und eine klare Abmachung, wer was macht. Betreust du mehrere Websites, etwa für verschiedene Standorte oder Marken, findest du Tipps im Beitrag Mehrere Websites verwalten.

Weg vom CMS: So gelingt der Wechsel

Viele KMU haben bereits eine Website auf einem CMS oder einem Baukasten und fragen sich, ob ein Wechsel den Aufwand wert ist. Er ist kleiner, als viele denken, weil du nicht bei null beginnst.

Bestandsaufnahme. Liste alle Seiten auf, die du behalten möchtest, und notier, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden. Oft zeigt sich, dass von zwanzig Plugins drei wirklich gebraucht werden.

Übernahme. Eine bestehende Website lässt sich mit ihren Inhalten übernehmen. Der KI-Assistent arbeitet danach mit dem, was schon da ist, und du passt Texte und Seiten im Gespräch an.

Statisch oder dynamisch. Eine statische Website besteht aus fertigen Seiten, die ohne laufende Software ausgeliefert werden. Das ist schnell und sicher und passt für die meisten Firmen-Websites. Brauchst du Funktionen, die auf Eingaben reagieren, etwa Bestellungen oder einen Login-Bereich für Kundinnen und Kunden, kommt PHP ins Spiel, eine Programmiersprache, die auf dem Server läuft. Dazu passt SQLite, eine kleine Datenbank, die als einzelne Datei neben der Website liegt.

Domain und Weiterleitungen. Deine Domain ist die Adresse deiner Website, zum Beispiel deine-firma.ch. Du behältst sie beim Wechsel. Achte darauf, dass alte Seitenadressen auf die neuen weiterleiten, damit Suchmaschinen und bestehende Links deine Seiten weiter finden. Mehr dazu im Beitrag 301 vs. 302.

SSL prüfen. SSL ist die Verschlüsselung zwischen Browser und Server, erkennbar am Schloss in der Adresszeile. Nach dem Umzug muss sie für deine Domain aktiv sein.

Pflichtseiten anpassen. Ändern sich mit dem Wechsel der Hosting-Anbieter oder die eingesetzten Dienste, gehört das in die Datenschutzerklärung.

So ist es bei MADLAB // Publishing

Bei MADLAB // Publishing ist Claude oder ChatGPT dein Redaktor: Der Assistent baut und ändert die Website im Gespräch. Wir veröffentlichen, hosten und verwalten sie, mit Vorschau, Versionen und Zurückholen. Wir sind kein CMS und kein Baukasten. So sieht es entlang der sieben Kriterien aus:

• Änderungen selbst machen. Du sagst deinem Assistenten, was sich ändern soll. Neue Fotos lädst du im Upload-Fenster hoch, das sich im Gespräch öffnet.
• Wartung. Auf der Website gibt es kein Login und keine Plugins, die Updates brauchen. Server, Zertifikate und Hosting betreuen wir.
• Backups und Versionen. Jede Änderung wird eine Version, die du zurückholst, im Gespräch oder im Portal. Dazu kommen tägliche Backups. Siehe Versionen und Zurückrollen.
• Daten und Verantwortung. Die Server stehen in der Schweiz und der EU. Nimmt deine Website über unseren Formular-Dienst Anfragen an, bearbeiten wir die Einträge in deinem Auftrag, so steht es in den AGB und der Datenschutzerklärung.
• Mehrere Personen. Wer mitarbeitet, bekommt ein eigenes Login mit zweitem Faktor und verbindet den eigenen Assistenten. Niemand teilt ein Passwort, und ein Zugang lässt sich sofort entfernen. Siehe Im Team arbeiten.
• Kosten. Was die Pläne kosten, steht unter Pläne und Zusatzpakete. Zum Ausprobieren gibt es einen Gratis-Plan.
• Wieder wegkommen. Deine Website besteht aus gewöhnlichen Dateien. Hast du schon einen Webspace, veröffentlichst du per FTP oder SFTP direkt dorthin.

Für den Wechsel weg vom CMS übernehmen wir eine bestehende Website als fertiges Ergebnis: Aus WordPress, TYPO3 oder Wix wird eine Website aus fertigen Seiten ohne Login. Ein paar Dinge gehören dazu gesagt. Gemeinsame Teile wie Kopf und Fuss stehen danach in jeder Seite einzeln, was der Assistent beim Ändern aber für dich erledigt. Formulare brauchen danach ein neues Ziel, zum Beispiel unseren Formular-Dienst. Und Funktionen wie Bestellungen oder Mitgliederbereiche baut dein Assistent mit dem Zusatzpaket PHP neu. Siehe Bestehende Website übernehmen und PHP und Daten. Jede Adresse bekommt automatisch ein SSL-Zertifikat, und Weiterleitungen alter Adressen richtet dein Assistent ein.

Agenturen bauen Websites im eigenen Konto und übergeben sie danach ihren Kunden, samt allen Versionen. Wer neu anfängt, findet den Einstieg unter Website erstellen mit KI und Website ohne CMS pflegen.

Quellen

• TechTarget: What is a content management system (CMS)?
• EDÖB: Outsourcing (Auftragsdatenbearbeitung)
• KMU-Portal des SECO: Cybersicherheit

Häufige Fragen

Welches CMS ist das beste für ein KMU?

Das hängt davon ab, wie viele Personen wie oft Inhalte bearbeiten. Arbeitet ein ganzes Redaktionsteam täglich an der Website, ist ein CMS mit Benutzerrollen sinnvoll. Für kleine und mittlere Websites ohne Redaktionsteam ist das Bauen und Pflegen mit Claude oder ChatGPT oft einfacher, veröffentlicht über einen Publishing-Dienst.

Kann ich meine Firmen-Website ohne Programmierkenntnisse pflegen?

Ja. Mit einem KI-Assistenten beschreibst du Änderungen in normalen Sätzen, und der Assistent setzt sie um. Du prüfst das Ergebnis in der Vorschau und veröffentlichst erst, wenn alles stimmt. Mehr dazu im Beitrag Website ohne Code pflegen.

Was passiert, wenn bei einer Änderung etwas schiefgeht?

Bei MADLAB // Publishing wird jede Änderung als eigene Version gespeichert. Du holst die vorherige Version zurück, und die Website ist wieder im alten Zustand. Zusätzlich sichern wir täglich.

Muss meine Website in der Schweiz gehostet werden?

Das DSG schreibt keinen bestimmten Serverstandort vor, aber du bleibst für die Daten verantwortlich, die ein Anbieter für dich bearbeitet. Viele KMU wählen Hosting in der Schweiz oder der EU, weil sich das gegenüber Kundinnen und Kunden einfach erklären lässt. Im Einzelfall klärst du die Anforderungen mit einer Fachperson für Datenschutz.

Lohnt sich der Wechsel weg von einem bestehenden CMS?

Steckst du viel Zeit oder Geld in Updates, Plugins und Wartung, änderst aber nur gelegentlich Inhalte, dann meistens ja. Die bestehende Website lässt sich übernehmen, und die Domain behältst du. Danach pflegst du die Seiten im Gespräch mit deinem KI-Assistenten.